Quản lý linh hoạt: Bắt đầu từ đâu!?

  • Đăng tin: Thứ tư, 13/03/2019, 14:36
  • Share on Facebook Share on Google+ Share on Twitter Share on Zing Share on Link Hay print
Các nhà quản lý ai cũng nói như một khẩu hiệu rằng "con người là vốn quý nhất của một tổ chức", nhưng thật sự họ có làm như họ nói không? Trong bài viết dưới đây tôi sẽ đề cập đến một chủ đề tối quan trọng đó là: Hệ thống Con người Linh hoạt.

Các nhà quản lý ai cũng nói như một khẩu hiệu rằng "con người là vốn quý nhất của một tổ chức", nhưng thật sự họ có làm như họ nói không? Trong bài viết dưới đây tôi sẽ đề cập đến một chủ đề tối quan trọng đó là: Hệ thống Con người Linh hoạt.

QUẢN LÝ LINH HOẠT như thế nào?

... không phải khách hàng, cũng không phải cổ đông được đặt lên hàng đầu. Chúng ta cần coi khách hàng là trọng tâm, nhưng đặt con người của chúng ta lên hàng đầu. Nếu mọi người - trong tổ chức và các đối tác, các nhà cung cấp, người tiêu dùng của chúng ta - thật sự quý giá, chúng ta hãy mang đến cho họ sự hài lòng, hãy tôn trọng họ và đừng vắt kiệt sức họ. Mọi thứ khác sẽ từ đó mà ra: hiệu suất cao hơn, chất lượng, linh hoạt, sự hài lòng của khách hàng và đặc biệt là sự đổi mới, sáng tạo. Nếu bạn đối xử với con người một cách rẻ mạt, bạn sẽ nhận được kết quả rẻ mạt. Con người không phải là "tài nguyên", họ là người: là những đồng nghiệp, đồng chí, là bạn bè.

Tính nhân văn được đưa vào công việc bắt nguồn từ các “Nghiên cứu Hawthorne” những năm 1930, Drucker nghĩ rằng đó là nhiệm vụ đã hoàn thành từ những năm 1960. Tuy nhiên, ở đây, nhiều thập kỷ sau chúng tôi vẫn đang cầu xin hãy đối xử với mọi người như con người, và Khoa học Quản lý thế kỷ-cũ (hay còn gọi là Taylorism) vẫn giữ chặt chúng ta trong tầm tay.

Chúng tôi dùng thuật ngữ “Nhân sự” thay vì “Nguồn nhân lực” với chức năng nhân sự của một tổ chức, nhưng một cách thay thế khác vẫn giữ nguyên từ viết tắt của HR (Human Relations – Các mối quan hệ con người). “Nguồn nhân lực” là những thiết bị tương thích, được xếp theo lô, được di chuyển theo kế hoạch, được đánh giá bằng bảng tính và bị loại bỏ.

Cụm từ "Con người" lại quá mơ hồ do vậy chúng tôi thích gọi là "nhân sự" hoặc" nhân viên". Đơn giản và đủ ý. Nó bao hàm ý nghĩa của một chức năng những không hạ thấp giá trị con người.

Mọi người là những con người: họ có những ngày tốt và xấu, họ mệt mỏi, họ có thành viên gia đình mất… tất cả mọi người đều không hoàn hảo theo nhiều cách. Nếu bạn phải coi họ là “nguồn tài nguyên” thì ít nhất hãy hiểu kiến thức quan trọng như thế nào đối với tổ chức hiện đại, hiểu cách thức hoạt động của nguồn nhân lực và những gì nó cần để tối ưu hiệu suất. Hệ thống phải thích ứng với tính đặc thù, tính độc đáo của từng người để tối đa hóa giá trị từ họ. Nó cũng phải mang lại cho họ những thứ khác ngoài công việc, chẳng hạn như sự vui vẻ, kích thích, thách thức, cơ hội, tăng trưởng, sự hài lòng và phần thưởng.

Con người cũng là động vật. Chúng ta có những nhu cầu bản năng gốc cơ bản và phản xạ theo cơ chế tự nhiên (thường được gọi là Tháp nhu cầu của Maslow). Nếu bạn không chăm lo cho họ, tổ chức sẽ thất bại.

Mọi người cần:

● Một cảm giác nơi họ thuộc về.
● Một cộng đồng họ thuộc về, sự thân thiết, tin tưởng
● Một nhóm mà họ làm việc cùng, đủ nhỏ để tạo thành một đội.
● Kết nối cảm xúc với những người xung quanh.
● Cảm giác an toàn và an ninh. 
● Cảm giác tự kiểm soát cuộc sống riêng của mình, có quyền.
● Cảm giác hài lòng và có giá trị.

Đừng điều khiển hành vi của nhân viên

Một số nhà quản lý và chuyên gia tư vấn là những người đam mê các kỹ thuật tâm lý thao túng hành vi của nhân viên, đôi khi công khai, ví dụ: hình phạt và khuyến khích, đôi khi ngấm ngầm, như lập trình thần kinh học. Chúng tôi phản đối những quan niệm cho rằng nhân viên là những cỗ máy cần được điều chỉnh. Ngay cả khi những kỹ thuật này được hỗ trợ bởi khoa học - và nhiều trong số những kỹ thuật đó không phải là khoa học - chúng gửi thông điệp văn hóa sai.

Xin nhắc lại, mọi người là con người: đa dạng, phi lý, không thể đoán trước, thú vị và sáng tạo. Nỗ lực chuẩn hóa họ hoặc định hình họ nghĩa là không đối xử với họ theo cách họ là con người. Hãy chấp nhận nhân viên cho dù họ là ai và khuyến khích họ cư xử theo cách mới vì họ muốn, vì họ chia sẻ mục tiêu của chúng ta. Thay đổi hệ thống và giúp nhân viên tìm thấy vai trò tối ưu của mình trong đó.

Hãy quản lý nhân sự một cách linh hoạt

Con người, giống như tất cả các loài động vật, có “não bò sát” điểu khiển các bản năng sinh tồn (đói, thở, chiến đấu, chống trả và trốn tránh nguy hiểm…) cũng như các chức năng nhận thức cao hơn của chúng ta. Đây được gọi là Lizard Brain (não bò sát): những thứ bạn có chung với một con thằn lằn.

Do đó, một điều rất quan trọng chúng ta phải tính đến đó là những nhu cầu bản năng của con người và không coi nhân viên như những cỗ máy có nhận thức.

Họ cần cảm giác an toàn

Nhu cầu bản năng quan trọng nhất là tâm lý an toàn. Nếu mọi người không cảm thấy an toàn họ không thể làm việc được. Quản lý bằng nỗi sợ sẽ phá hủy sự an toàn và do đó ảnh hưởng năng suất: mọi người liên tục ở chế độ chiến đấu hoặc căng thẳng cao độ. Thử nghiệm đơn giản về cảm giác 
an toàn là nhân viên có thể dễ dàng và sẵn sàng cung cấp tin xấu như thế nào.

Trong một số tổ chức chúng tôi đã làm việc, đặc biệt là trong một nền văn hóa chỉ huy và ra lệnh, thất bại bị trừng phạt, mọi người thường ít khi lên tiếng trong một nhóm, đặc biệt là khi có sự hiện diện của quản lý cấp cao. Ngay cả khi “Dám lên tiếng” là một nguyên tắc của tổ chức thì chúng tôi vẫn không nhìn thấy như vậy. Chúng tôi được biết rằng điều này xảy ra trên toàn hệ thống. Hãy thưởng cho người dám lên tiếng và đừng trừng phạt họ. Hãy để người dám nói là một tấm gương cho mọi người.

Chúng ta vẫn biết rằng tâm lý an toàn là yếu tố dự báo lớn nhất của một đội có hiệu suất cao, nhưng bằng cách nào đó nhiều nhà quản lý vẫn không thực sự quan tâm.

Chức năng nhân sự hoạt động ra sao trong tổ chức linh hoạt?

Cách thức hoạt động của các chức năng Nhân sự truyền thống đang được thay đổi do yêu cầu của cách thức làm việc và quản lý mới.

Nhân viên nhân sự phải đến gemba (đến tận nơi công việc được thực hiện), làm việc với các phòng ban, các đội để hiểu những gì họ làm và những gì họ cần.

Thay đổi trong quản lý nhân sự cần được bắt đầu một cách linh hoạt, tăng dần và thử nghiệm, đảm bảo các mô hình thực sự hoạt động trong thực tế và cho phép những người làm công việc thiết kế công việc.

Đặc biệt, chúng ta phải tránh những thay đổi, đặc biệt là tái cấu trúc tổ chức được tiến hành vào con người theo cách “vụ nổ lớn”. Cách “tổ chức lại” như vậy hầu như luôn luôn làm rối loạn chức năng. Chúng làm hỏng năng suất và tinh thần: chúng tích lũy nợ văn hóa.

Việc tổ chức lại nên được KÉO bởi các đội làm việc chứ không phải bị ĐẨY bởi quản lý. Hãy để mọi người thử nghiệm các cách làm việc mới thông qua các nhóm ảo tạm thời và các cách làm việc cộng tác theo mạng lưới khác. Nếu nó tốt hơn, họ có thể yêu cầu được chính thức hóa. Thay đổi cấu trúc tổ chức nên là một quá trình cải tiến liên tục, được thúc đẩy bởi những người bị ảnh hưởng.

Trong quản lý linh hoạt có một số thay đổi lớn, nhất là trong tuyển dụng.

• Tuyển dụng người phù hợp văn hóa và dạy các kỹ năng (vâng, đó là một sự đơn giản hóa, chúng ta cần tìm kiếm những kỹ năng cơ bản).
• Đừng tạo ra vị trí rồi tìm kiếm người. Tuyển người, sau đó tìm đội cho họ nơi họ có thể đóng góp thêm năng lực và phù hợp với văn hóa.

Hãy thiết lập Chương trình Hưng thịnh (Flourishing Program) trong tổ chức

Các tổ chức linh hoạt đang tìm đến đội ngũ nhân sự để đóng góp tích cực hơn cho văn hóa tổ chức: thúc đẩy “hạnh phúc”, một sự hài lòng và gắn bó lâu dài của nhân viên. “Giám đốc Hạnh phúc” (“Chief Happiness Officer” thực sự là điều gì đó. Chúng tôi khuyến khích các tổ chức có điều mà chúng tôi gọi là Flourishing Programme (Chương trình Hưng thịnh), để đảm bảo nhân viên đang phát triển mạnh mẽ. Nó giúp tăng cường:

● sức khỏe thể chất và tinh thần tại nơi làm việc
● ý thức của cộng đồng và cảm giác thuộc về
● hợp tác và làm việc nhóm
● chia sẻ tầm nhìn và mục đích 
● sự hài lòng, được công nhận và khen thưởng
● tạo cảm giác vui vẻ

Tóm lại, chúng ta xây dựng tính nhân văn tại nơi làm việc. Nhân viên là những cá nhân: họ vô lý, họ không hoàn hảo, họ mong manh, họ sáng tạo và họ vô giá. Những phương pháp mới có chút hippy bởi chúng ta hướng tới tình yêu và hoà bình, bạn ạ. Một tổ chức cần phải duy trì một mối quan hệ lành mạnh với nhân viên của mình. Họ là đồng chí, tất cả chúng ta đều ở cùng một phía. 

Cherry Vu/QTvKN