Quản lý linh hoạt và những ảo ảnh của sự kiểm soát

  • Đăng tin: Thứ sáu, 15/03/2019, 11:51
  • Share on Facebook Share on Google+ Share on Twitter Share on Zing Share on Link Hay print
Tương lai là không chắc chắn. Điều duy nhất chúng ta biết chắc chắn là chúng ta không biết. Mức độ biến động, không chắc chắn, sự phức tạp và mơ hồ cao hơn bao giờ hết. Thế nên, giả sử rằng tương lai có thể được mô tả với độ chi tiết gần như tương tự như quá khứ là vô nghĩa. Nhưng đó chính xác là những gì xảy ra.

Chúng tôi rất tâm đắc với cách Russel L. Ackoff nhìn nhận về việc lập kế hoạch: "Hầu hết các doanh nghiệp lập kế hoạch cũng giống như một vũ điệu cầu mưa. Nó không có tác động gì vào thời tiết, nhưng những người tham gia vào nghi lễ này nghĩ là có. Phần lớn những chỉ bảo và và hướng dẫn được đạo diễn là vào việc cải tiến cách nhảy múa, không phải vào thời tiết."

Quả đúng như vậy, việc lập kế hoạch chi tiết và dài hạn chỉ có tác dụng mang lại cảm giác YÊN TÂM giả tạo cho hầu hết các doanh nghiệp. Sáng này Cherry vừa đọc được bài viết có cùng quan điểm này, xin chia sẻ với mọi người.

NHỮNG ẢO ẢNH CỦA SỰ KIỂM SOÁT

Kiểm soát là một từ thú vị trong từ vựng quản lý. Đó là một từ mà nhiều nhà quản lý vật lộn với định nghĩa. Ngoài “kiểm soát chi phí”, thì hầu hết đều khá mơ hồ khi nói đến các định nghĩa khác.

Từ điển Oxford đưa ra định nghĩa sau: "Có sức mạnh ảnh hưởng hoặc định hướng hành vi của mọi người hoặc diễn biến của sự kiện".

Trong điều kiện kinh doanh, điều này có nghĩa là:

• Kiểm soát người
• Kiểm soát tương lai

Đây là vấn đề lớn nhất với quản lý truyền thống. Nó dựa trên các giả định sai, hoặc ít nhất là lỗi thời:

• Mọi người có thể và phải được kiểm soát (hoặc quản lý trực tuyến)
• Tương lai có thể dự đoán được (hoặc có thể quản lý được)

Cả hai đều là những sai lầm chết người. Trong khi "mất kiểm soát" là một trong những nỗi sợ lớn nhất trong quản lý, thì "kiểm soát" là một trong những ảo tưởng lớn nhất.

Trước tiên, hãy bắt đầu từ con người. Họ có vẻ có thể kiểm soát được, và việc chỉ huy, kiểm soát có vẻ hiệu quả ở bề ngoài. Nhưng mọi người có trí thông minh. Hầu hết đều biết cách tìm ra cách lách các quy tắc, quy định nếu chúng không có ý nghĩa. Điều này dẫn đến hậu quả lớn hơn là các kiểm soát không có hiệu quả. Nhưng một vấn đề còn lớn hơn nhiều là tác động đến tinh thần và động lực của mọi người trong tổ chức. Nếu gian lận hệ thống là “cách chúng tôi làm ở đây”, thì đó không chỉ là cách sử dụng sự sáng tạo của mọi người một cách đáng buồn mà sự gắn kết và niềm tự hào sẽ cùng nhau bước ra khỏi cửa. Không phải ngẫu nhiên mà mức độ gắn kết trong các tổ chức thường rất thấp.

Một vấn đề lớn khác là ảnh hưởng đến chất lượng của các quyết định. Khi các quyết định được đưa ra càng xa nơi công việc diễn ra và chúng được thực hiện càng sớm, hiệu quả càng tiêu cực. Ngân sách chi tiết truyền thống hàng năm là một ví dụ điển hình. Quá nhiều quyết định được đưa ra ở cấp quá cao và quá sớm. Kết quả là các quyết định thường kém, gây ra tác động tiêu cực đến việc tạo ra giá trị.

Cuối cùng, chúng ta đừng quên rằng kiểm soát là tốn kém. Niềm tin là miễn phí!

Sau đó, chúng ta nói đến tương lai.

Một cầu thủ bóng chày người Mỹ, Yogi Berra, đã cho chúng tôi câu nói tuyệt vời này: “Nếu bạn không biết nơi bạn sẽ đến, bạn có thể sẽ đến một nơi khác”. Tôi sẽ nói thêm rằng ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn biết nơi bạn sẽ đến, rất có thể bạn sẽ ở một nơi khác.

Tương lai là không chắc chắn. Điều duy nhất chúng ta biết chắc chắn là chúng ta không biết. Mức độ biến động, không chắc chắn, sự phức tạp và mơ hồ cao hơn bao giờ hết. Thế nên, giả sử rằng tương lai có thể được mô tả với độ chi tiết gần như tương tự như quá khứ là vô nghĩa. Nhưng đó chính xác là những gì xảy ra.

Chúng ta một lần nữa trở lại vấn đề ngân sách. Doanh thu và nhu cầu nguồn lực được mô tả với mức độ chi tiết gần giống với kế toán. Mức độ chi tiết đó là tốt và thường được yêu cầu khi mô tả quá khứ, bởi vì quá khứ không có sự không chắc chắn. Thời điểm chúng ta hướng về tương lai, chúng ta cần bỏ lại đằng sau tư duy kế toán đó. Thật không may, điều này hiếm khi xảy ra bởi vì chúng ta không thích sự không chắc chắn. Thật khó chịu khi phải thừa nhận rằng chúng ta không biết. Bạn sẽ cảm thấy gần như vô trách nhiệm khi đứng trước các giám đốc điều hành với một thông điệp như vậy.

Chúng ta cần ngừng lừa dối chính mình. Chúng ta cần chấp nhận và nắm lấy sự không chắc chắn. Chúng ta cũng cần chấp nhận rằng cố gắng dự báo tương lai thường là về việc bù đắp cho sự thiếu linh hoạt. Một tổ chức càng phản ứng nhanh thì càng cần ít sự thoải mái giả tạo từ kế toán trong tương lai.

Nhưng chúng ta sẽ, và chúng ta sẽ, “mất kiểm soát”. Chúng ta phải mất tất cả các kiểm soát XẤU mà chúng ta vừa thảo luận. Tuy nhiên, chúng ta sẽ có nhiều kiểm soát TỐT hơn. Minh bạch là một ví dụ tốt. Nó cung cấp một cơ chế kiểm soát xã hội. Có một lý do tại sao kẻ trộm và kẻ gian thích hoạt động vào ban đêm. Nó là một cơ chế kiểm soát đơn giản và tự điều chỉnh, điều này cũng làm cho việc học tập trong các tổ chức trở nên khả thi.

Hãy để chúng tôi kết thúc với một câu nói tuyệt vời khác từ người bạn Yogi Berra của chúng tôi: “Tương lai không phải là những gì đã từng là”.

Tác giả: Cherry Vu/QTvKN