Vai trò của hệ thống kế toán trong hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp

  • Đăng tin: Thứ bảy, 20/04/2019, 21:19
  • Share on Facebook Share on Google+ Share on Twitter Share on Zing Share on Link Hay print
Thông thường, hệ thống kế toán của doanh nghiệp cần phải có đủ các hoạt động sau . Nếu thiếu một trong các hoạt động này thì các hoạt động còn lại sẽ không phát huy hết vai trò giá trị.

Thông thường, hệ thống kế toán của doanh nghiệp cần phải có đủ các hoạt động sau . Nếu thiếu một trong các hoạt động này thì các hoạt động còn lại sẽ không phát huy hết vai trò giá trị.  Không phân biệt doanh nghiệp quy mô nhỏ hay lớn . Tùy vào quy mô doanh nghiệp mà kế toán thiết lập số lượng và quy mô của từng hạng mục công việc: 

- Hoạt động ghi sổ và lưu trữ hồ sơ : việc ghi chép và lưu trữ chứng từ rất quan trọng . Vì nếu việc ghi chép sai thì không cung cấp thông tin cho các hoạt động khác như : báo cáo quản trị, kiểm soát nội bộ, kiểm toán, giải trình thuế . Và hệ thống hồ sơ không lưu trữ tốt sẽ khó khăn cho việc tìm kiếm , dễ dẫn đết mất hồ sơ và bị phạt vi phạm về thuế . 
- Khai báo Thuế : là hoạt động thực hiện nghĩa vụ với nhà nước có tính chất bắt buộc . Một số doanh nghiệp nhỏ thường thuê các công ty dịch vụ bên ngoài để tiết kiệm chi phí và giảm rủi ro . 
- Kiểm toán : kế toán hoàn toàn có thể tự kiểm toán báo cáo tài chính trước khi kiểm toán xuống doanh nghiệp làm việc bằng các kỹ thuật kiểm tra báo cáo tài chính. Kế toán cần có hoạt động này cho dù doanh nghiệp thuê kiểm toán bên ngoài hay không . 
- Kế toán quản trị : xử lý thông tin và cung cấp các thông tin cho nhà quản trị ra quyết định từ khâu lập kế hoạch , thực hiện, kiểm soát và ra quyết định …
- Kiểm soát nội bộ : là các hoạt động nhằm kiểm soát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, các rủi ro.. để đạt các mục tiêu mong đợi thông qua các hoạt động kiểm soát như là kiểm soát tính tuân thủ và phòng ngừa các rủi ro ... 
Nhiều doanh nghiệp chỉ dừng lại ở hoạt động ghi sổ mà không hề có các hoạt động còn lại . Điều này dễ dẫn đến các sai sót không được phát hiện vì các thông tin không được kiểm soát chéo, dẫn đến các rủi ro kèm theo như là báo cáo tài chính bị sai, sai phạm về thuế dẫn đến bị phạt hay hoặc là bị thất thoát tài sản mà không hay biết . Hoặc khi doanh nghiệp cần thông tin để ra quyết định thì dữ liệu không dùng được vì dữ liệu trước đó không được tổ chức ghi chép để phục vụ cho mục đích quản trị . Kế toán mất khá nhiều công sức nhưng không tạo ra được giá trị nhiều cho doanh nghiệp cũng là một phần lý do kế toán chưa được xem trọng và đánh giá cao tại một số doanh nghiệp. Cho nên kế toán nên tự chủ động tổ chức hệ thống kế toán doanh nghiệp đầy đủ cho dù có được yêu cầu hay không vì nó có vai trò tương hỗ lẫn nhau và giúp kế toán tạo ra nhiều giá trị . 

Bất cứ hệ thống kiểm soát nào của một doanh nghiệp có hệ thống quản trị tốt thông thường sẽ qua 6 bước sau : 
1. Xác định cái gì cần kiểm soát .
2. Xác lập các tiêu chuẩn .
3. Đo lường thực hiện.
4. So sánh giữa thực hiện và các tiêu chuẩn .
5. Xác định lý do chênh lệch .
6. Hành động khắc phục.
Các hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp thường là : các mục tiêu, ngân sách, hành vi , các tiêu chuẩn, nội quy và thủ tục...
VÍ DỤ:
Năm nay doanh nghiệp muốn đạt được chỉ tiêu tăng trưởng doanh số 20% . Doanh nghiệp sẽ xác các công việc trong hệ thống kiểm soát như sau :
1. Cái cần kiểm soát : tăng trưởng 20%.
2. Các tiêu chuẩn gồm có : tăng giá trị bình quân một đơn hàng phải đạt >= 110%, tăng số lượng đơn hàng phải đạt >= 110% .
3. Đo lường thực hiện : Kế toán tổ chức ghi chép sao cho có thể theo dõi chỉ tiêu số lượng đơn hàng và chỉ tiêu giá trị từng đơn hàng.
4. So sánh thực hiện với tiêu chuẩn : Căn cứ vào báo cáo thống kê từ dữ liệu của kế toán sẽ cho ra được báo cáo so sánh giữa thực hiện và tiêu chuẩn của 2 chỉ tiêu này (bước 2) .
5. Xác định lý do chênh lệch : chẳng hạn như là vì có xuất hiện đối thủ cạnh tranh nên giảm số lượng đơn hàng do thị phần bị chia . Hay hoặc là do có 1 sản phẩm mới xuất hiện trên thị trường có tính năng tương đương …. Tất cả các nội dung này được thể hiện qua báo cáo phân tích của kế toán quản trị .
6. Từ những lý do xác định được ở mục số 5 , doanh nghiệp sẽ xác định những hành động khắc phục . Ví dụ như là : thực hiện các chương trình LSM để thu hút khách hàng …

Qua đây cho thấy doanh nếu hệ thống kế toán của doanh nghiệp không tốt thì hệ thống kiểm soát chắc chắn sẽ ảnh hưởng theo.

 

Nguyễn Hạnh Trang/Club Phát Triển Kế Toán